Handelshuurloket en haar advocaten hebben verplichtingen onder de Wet van 18 september 2017 en de Wet van 11 januari 1993, beide gericht op de preventie van witwassen en de financiering van terrorisme. Deze wetten leggen essentiële verplichtingen op om de integriteit binnen het financiële stelsel en onze beroepsuitoefening te waarborgen. Hieronder volgt een toelichting op deze verplichtingen.

Identificatie, verificatie en waakzaamheid

Bij het aangaan van een nieuwe cliëntenrelatie zijn onze advocaten verplicht om cliënten te identificeren en te verifiëren. Dit betekent dat wij kopieën van identiteitsdocumenten en andere relevante stukken moeten opvragen en bewaren gedurende tien jaar. Ons kantoor kan externe elektronische databanken gebruiken om deze controles uit te voeren. De kosten hiervan zijn voor rekening van de cliënt.

Gedurende de cliëntenrelatie blijven wij waakzaam en kunnen periodiek aanvullende informatie nodig hebben. Deze verplichting geldt niet alleen voor onze directe cliënten, maar ook voor hun vertegenwoordigers en uiteindelijke begunstigden (UBO’s).

Aard van de opdracht

Wij bespreken altijd de aard van de opdracht om vast te stellen of de witwaswetgeving van toepassing is. Bij opdrachten die betrekking hebben op financiële verrichtingen of transacties in onroerend goed, zijn wij verplicht een diepgaand identiteitsonderzoek uit te voeren. Dit omvat onder andere:

• Optreden in andermans naam bij financiële of vastgoedtransacties.
• Assisteren bij de aankoop of verkoop van onroerend goed of bedrijven.
• Beheren van gelden, effecten of andere activa.
• Openen of beheren van bank- of effectendepots.
• Oprichten, exploiteren of beheren van vennootschappen, trusts of fiducieën.

Uiteindelijke begunstigden (UBO)

Wij zijn verplicht de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten te identificeren. Dit betekent dat wij moeten nagaan welke natuurlijke personen een beslissende invloed uitoefenen op een vennootschap, zoals aandeelhouders die minstens 25% van de aandelen bezitten. Indien deze aandeelhouders zelf rechtspersonen zijn, moeten wij de keten van eigenaars identificeren tot aan de natuurlijke personen die uiteindelijk de controle hebben.

Medewerking van de cliënt

Medewerking van de cliënt is essentieel voor het voldoen aan deze wettelijke verplichtingen. Indien de gevraagde informatie niet wordt verstrekt, zijn wij wettelijk verplicht de zakelijke relatie te beëindigen of zelfs niet aan te gaan. Wij vragen daarom om eventuele wijzigingen in uw situatie tijdig aan ons door te geven.

Gegevensbehandeling

Wij garanderen volledige discretie met betrekking tot alle gegevens die ons worden toevertrouwd. Deze gegevens worden alleen gedeeld wanneer de wet ons daartoe verplicht. Ons beroepsgeheim blijft onverminderd van kracht. Voor de verwerking van persoonsgegevens respecteren wij de geldende privacywetgeving, conform ons Privacybeleid.

Vragen en nadere toelichting

Voor vragen of nadere toelichting kunt u altijd contact opnemen via info@handelshuurloket.be.